16. Σε περίπτωση που ο Οργανισμός αναθέτει αρμοδιότητες ή/ και εργασίες σε ανάδοχο, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 15, πρέπει να καθορίζονται με σαφήνεια οι αρμοδιότητες και οι υποχρεώσεις του αναδόχου, ιδίως όσον αφορά στον έλεγχο και στην επαλήθευση της συμμόρφωσης με τους κανόνες που καθορίζονται σε νομικά δεσμευτικές πράξεις της Ευρωπαϊκής Ένωσης, έτσι ώστε να τηρούνται από τον ανάδοχο όλες οι πιο κάτω προϋποθέσεις και υποχρεώσεις:
(α) Διαθέτει αποτελεσματικά συστήματα για την εξασφάλιση της εκπλήρωσης των αρμοδιοτήτων του με ικανοποιητικό τρόπο·
(β) επιβεβαιώνει εγγράφως στον Οργανισμό ότι πράγματι εκπληρώνει τις αρμοδιότητές του και περιγράφει τα μέσα που χρησιμοποιεί·
(γ) ενημερώνει τακτικά και έγκαιρα τον Οργανισμό για τα αποτελέσματα των διενεργούμενων ελέγχων, ώστε να δύναται πάντοτε να λαμβάνεται υπόψη η επάρκεια των ελέγχων αυτών πριν από τη διεκπεραίωση της εξέτασης μιας αίτησης·
(δ) περιγράφει λεπτομερώς τις εκτελεσθείσες εργασίες σε έκθεση που συνοδεύει κάθε αίτηση, ομάδα αιτήσεων ή, ανάλογα με την περίπτωση, σε έκθεση που καλύπτει μια περίοδο εμπορίας·
(ε) συνοδεύει την έκθεση με βεβαίωση για την επιλεξιμότητα των εγκεκριμένων αιτήσεων και για τη φύση, το πεδίο και τους περιορισμούς της εργασίας που εκτελέστηκε·
(στ) όπου οι τυχόν επιτόπιοι ή διοικητικοί έλεγχοι δεν είναι εξαντλητικοί, αλλά διενεργούνται επί δείγματος αιτήσεων, τηρεί την ακόλουθη διαδικασία:
(i) Προσδιορίζει τις επιλεχθείσες αιτήσεις·
(ii) περιγράφει τη μέθοδο δειγματοληψίας·
(iii) αναφέρονται τα αποτελέσματα όλων των επιθεωρήσεων·
(iv) αναφέρει τα μέτρα που έχουν ληφθεί σχετικά με τις ανακολουθίες ή/και ατασθαλίες ή/και απάτη ή/και παρατυπίες ή/και αμέλεια ή/και διοικητικά λάθη που εντοπίστηκαν·
(ζ) υποβάλλει στον Οργανισμό επαρκή δικαιολογητικά έγγραφα που παρέχουν τη βεβαιότητα ότι έχουν διενεργηθεί όλοι οι απαιτούμενοι έλεγχοι ως προς την επιλεξιμότητα των εγκεκριμένων αιτήσεων·
(η) όταν έγγραφα που αφορούν στις αιτήσεις που εγκρίθηκαν και στους ελέγχους που διενεργήθηκαν βρίσκονται στην κατοχή περισσότερων του ενός αναδόχων, τόσο οι ανάδοχοι αυτοί όσο και ο Οργανισμός θεσπίζουν διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι καταγράφεται το σημείο φύλαξης όλων των εγγράφων που αφορούν κάθε πληρωμή που διενεργείται από τον Οργανισμό·
(θ) καθιστά τα έγγραφα που αναφέρονται στην παράγραφο (η) διαθέσιμα για επιθεώρηση στα γραφεία του Οργανισμού στους πιο κάτω, στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων τους και μετά από σχετικό αίτημά τους:
(i) Στους υπαλλήλους του Οργανισμού που διεκπεραιώνουν την αίτηση·
(ii) στην Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου του Οργανισμού·
(iii) στο Όργανο Πιστοποίησης που επικυρώνει την ετήσια δήλωση του Οργανισμού·
(iv) στα μέλη της Συμβουλευτικής Επιτροπής για λογαριασμό της Αρμόδιας Αρχής Διαπίστευσης·
(v) στους εντεταλμένους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης·
(vi) στο Γενικό Ελεγκτή και τους εξουσιοδοτημένους από αυτόν λειτουργούς·
(vii) στην Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης.
(ι) λαμβάνει όλα τα αναγκαία μέτρα για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Δημοκρατίας, καθώς και για τη γενικότερη καταπολέμηση της απάτης και την εφαρμογή της σχετικής ευρωπαϊκής και εθνικής νομοθεσίας και για τον σκοπό αυτό συνεργάζεται στενά με τους αρμόδιους υπαλλήλους του Οργανισμού και διαβιβάζει άμεσα προς τον Οργανισμό οποιεσδήποτε πληροφορίες σχετίζονται με πιθανές παρατυπίες που διαπιστώνει κατά την εκτέλεση των καθηκόντων και υποχρεώσεών του που απορρέουν από την συμφωνία ανάθεσης αρμοδιοτήτων ή/και εργασιών και τη σχετική ευρωπαϊκή και εθνική νομοθεσία, καθώς και οποιεσδήποτε εξελίξεις τυχόν προκύψουν σε κατοπινό στάδιο σε σχέση με τις παρατυπίες αυτές.